Sendo um dos primeiros pontos de contacto entre o clube e o público-geral, a secretaria acaba por ser o rosto do clube para os seus adeptos, seja no atendimento presencial/telefónico, seja na execução de processos de registo e gestão como a adesão de atletas/sócios.
Tendo em conta a variedade de funções, é garantido que desde a estrutura do clube, até ao público-geral, nalgum momento, todos terão contacto com esta(s) pessoa(s).
As principais funções da Secretaria num Clube Desportivo
Inscrições de atletas e sócios no clube
Sendo a Secretaria o primeiro ponto de ligação entre o público-geral e o clube, é pelas mãos deste departamento que são registadas, geridas e controladas todas as inscrições de sócios e de atletas
Estas informações devem ser devidamente recolhidas, organizadas e armazenadas nos locais próprios. Em relação a novos atletas a informação deve ser posteriormente passada ao Team Manager para terminar o processo junto das respetivas federações/associações.
Controlo de Pagamentos e Cobranças de Mensalidades/Quotas
Sendo a Secretaria o local administrativo de contacto com o público, é aqui que tanto os atletas/encarregados de educação como os sócios se dirigem para efetuar o pagamento das mensalidades, quotas ou outros produtos/serviços.
Posto isto, além de serem responsáveis pelo processo de liquidação de pagamentos, têm também a responsabilidade de controlar e executar as cobranças de valores em dívida. Trabalho este que é feito na maioria das vezes manualmente, dado que muitos clubes não dispõem de ferramentas de automação de pagamentos.
Apoio administrativo à Direção e outros Departamentos do Clube
Tendo a seu cargo grande parte dos processos administrativos do clube, a pessoa da Secretaria é a grande responsável tanto por dar apoio à direção como também aos diferentes departamentos que compõem a estrutura organizacional, quer seja o financeiro, técnico, médico ou escolar.
São responsáveis por manter atualizados e organizados todos os documentos do clube época após época, seja em formato papel ou eletrónico.
Apoio aos Team Managers
Sendo a formação desportiva um pilar bastante importante para os clubes, além da gestão de atletas, a secretaria tem um papel bastante importante na sua organização, pelo que a colaboração com as várias equipas, em especial os Team Managers, é essencial.
Apesar de as atividades necessárias para cada equipa fazerem parte das funções dos Team Managers, é imperativo que a Secretaria garanta a sua organização. Assim, é sua responsabilidade preparar as fichas de atleta com todas as informações para inscrição, coordenar e planear a realização de consultas e exames médicos e ainda controlar e apoiar a preparação de reuniões/formações, nomeadamente a reserva de salas.
Quanto melhor a organização na secretaria, melhor será o funcionamento do clube!
Desde os clubes de maiores dimensões aos mais pequenos, o trabalho da secretaria num clube desportivo é uma das funções mais comuns, mas muitas das vezes, é também a mais descurada quando pensamos nas necessidades de modernização.
Além do atendimento ao público, nomeadamente registo de inscrições e controlo de pagamentos, em termos internos é responsabilidade da secretaria assegurar que todas as informações estão organizadas, orientadas e acessíveis, permitindo que os restantes elementos da estrutura do clube possam dedicar-se mais à componente técnica do trabalho.
Uma coisa é garantida, quanto melhor a organização na secretaria, melhor será o funcionamento do clube!
