As cobranças automáticas ainda não fazem parte da realidade de muitos clubes desportivos.
Como resultado, todos os meses a história repete-se: é preciso emitir mensalidades, confirmar pagamentos, identificar quem está em atraso, responder a dúvidas de atletas e encarregados de educação e garantir que toda a informação financeira está atualizada.
Quando este processo depende de folhas de Excel, comprovativos enviados por WhatsApp ou verificações manuais da conta bancária, rapidamente se transforma numa tarefa morosa e propensa a erros.
E quanto maior for o clube, maior será também o tempo dedicado a estas tarefas.
A boa notícia é que não tem de ser assim. As cobranças automáticas permitem simplificar grande parte deste trabalho, oferecendo mais controlo sobre a gestão financeira e libertando a secretaria para tarefas que realmente acrescentam valor ao clube.
Neste artigo explicamos o que muda, na prática, quando um clube deixa de gerir as cobranças manualmente.
Porque continuam tantos clubes a gerir as cobranças manualmente?
Apesar da crescente digitalização do setor desportivo, muitos clubes continuam a recorrer aos mesmos processos de há vários anos.
As mensalidades são registadas manualmente, os pagamentos são confirmados um a um e, sempre que existe um atraso, é necessário contactar o atleta ou o encarregado de educação para perceber a situação.
À primeira vista, pode parecer um processo perfeitamente normal. O problema surge quando estas tarefas se multiplicam por dezenas ou centenas de atletas.
É aí que começam a aparecer situações como:
- folhas de Excel constantemente atualizadas repetidamente;
- comprovativos enviados por diferentes canais;
- dificuldade em perceber quem já pagou;
- pagamentos registados com atraso;
- necessidade de enviar lembretes regularmente.
Nenhuma destas tarefas é particularmente complexa. No entanto, todas exigem tempo. E esse tempo acaba por ser retirado a outras responsabilidades igualmente importantes para o funcionamento do clube.
Leia também: Pagamentos Automáticos nos Clubes: O Que Está a Travar Esta Mudança?
Como funcionam as cobranças automáticas?
Quando se fala em automatizar cobranças, é natural que alguns dirigentes pensem que isso significa perder controlo sobre o processo. Na realidade, acontece precisamente o contrário.
Por exemplo, o EMJOGO permite tornar todo o processo mais simples e controlado, desde a emissão automática de mensalidades e quotas em cada mês, disponibilizar pagamentos por Referência Multibanco e MB Way e confirmar automaticamente os pagamentos efetuados, mantendo toda a informação financeira centralizada na mesma plataforma.
Desta forma, a secretaria deixa de depender de processos manuais e passa a acompanhar a situação financeira do clube de forma simples e atualizada.
O verdadeiro impacto vai muito além da automatização do processo. É no dia a dia da secretaria que a diferença se torna mais evidente.
O que muda no dia a dia do clube?
A maior vantagem das cobranças automáticas não está apenas na tecnologia. Está na forma como a secretaria passa a trabalhar.
A secretaria ganha tempo para tarefas mais importantes
Todos os meses existem tarefas que se repetem: emitir cobranças, confirmar pagamentos, atualizar registos e contactar atletas ou encarregados de educação.
Com as cobranças automáticas, grande parte deste trabalho deixa de exigir intervenção manual. Além de reduzir o tempo dedicado às tarefas administrativas, a secretaria consegue concentrar-se noutras responsabilidades, como acompanhar inscrições, apoiar treinadores, preparar documentação ou melhorar o atendimento aos atletas e às suas famílias.
O resultado é uma equipa administrativa mais disponível para aquilo que realmente faz crescer o clube.
O clube passa a ter maior controlo financeiro
Uma das maiores dificuldades de muitos clubes não é cobrar as mensalidades. É saber, a qualquer momento, quem já pagou, quem continua em atraso e qual o valor ainda por receber.
Com toda a informação centralizada numa única plataforma, deixa de ser necessário cruzar folhas de cálculo, extratos bancários ou comprovativos enviados por diferentes canais.
Além de reduzir significativamente os erros administrativos, a direção passa a ter acesso a informação atualizada e fiável para acompanhar a situação financeira do clube e tomar decisões com maior confiança.
Também melhora a experiência de atletas e encarregados de educação
A organização não beneficia apenas a secretaria. Quando o processo de pagamento é simples e transparente, reduzem-se os pedidos de confirmação, os comprovativos enviados por diferentes canais e as dúvidas relacionadas com as mensalidades.
Para os encarregados de educação e sócios, significa um processo mais cómodo e claro. Para o clube, representa menos contactos administrativos e uma comunicação mais eficiente.
São pequenas melhorias que fazem uma grande diferença no dia a dia.
Automatizar não significa perder controlo
Existe ainda a ideia de que automatizar um processo significa deixar de o acompanhar. Na realidade, acontece precisamente o contrário.
Ao automatizar as cobranças, toda a informação passa a estar centralizada e atualizada em tempo real. Em vez de depender de folhas de Excel, comprovativos ou verificações manuais, a secretaria consegue acompanhar rapidamente quem já pagou, quem continua em dívida e qual a situação financeira do clube.
Automatizar não significa deixar de gerir. Significa ter mais informação para gerir melhor.
Como dar o próximo passo no seu clube
Depois de identificar os desafios e conhecer as vantagens das cobranças automáticas, o passo seguinte passa por encontrar uma solução que permita aplicar este processo no dia a dia do clube.
O EMJOGO disponibiliza uma funcionalidade de cobranças automáticas desenvolvida para responder às necessidades reais das secretarias e tesourarias dos clubes desportivos.
Através do software, é possível gerar automaticamente as cobranças, disponibilizar pagamentos por Referência Multibanco, confirmar os pagamentos de forma automática e acompanhar, em tempo real, a situação financeira de cada atleta.
Toda esta informação fica integrada na mesma plataforma onde o clube gere atletas, equipas e restantes processos administrativos, permitindo uma gestão mais organizada, eficiente e com maior controlo financeiro.
