A secretaria do clube desportivo, na maioria dos casos, envolve um trabalho que ocupa grande parte do tempo no dia a dia de um clube. Por esse motivo é fundamental saber como melhorar a organização da secretaria do clube e a tornar mais eficiente.
Embora todos reconheçam a importância do trabalho da secretaria num clube desportivo, em muitos clubes, ainda continua a ser um departamento descurado do ponto de vista organizacional.
É um desafio permanente lidar com tanta documentação, processos administrativos, apoio à direção e às equipas, inscrições, pagamentos, cobranças, entre muitas outras tarefas.
Reconhece esta realidade? Leia os próximos pontos deste artigo e irá encontrar algumas dicas para melhorar a organização na secretaria do clube desportivo.
5 Dicas para melhorar a secretaria do clube desportivo
1. O trabalho da secretaria deve começar no planeamento
O planeamento é a chave do sucesso. Tal como um treinador planeia a época desportiva ou a direção planeia o mandato, a pessoa responsável pela secretaria do clube deverá planear o ano desportivo.
No desporto, mais do que o ano civil, planeia-se a época desportiva, por isso, sugerimos sempre pensar na mesma lógica.
Assim que termina a época desportiva e o trabalho da secretaria do clube desportivo abranda, comece logo a planear a época seguinte. Aproveite ao máximo a pausa entre épocas desportivas para investir tempo no planeamento. Depois, na altura do recomeço dos treinos e jogos, estará logo tudo mais organizado.
Para a fase do planeamento, partilhamos consigo alguns passos fundamentais:
- Defina exatamente quais serão as equipas, escalões, modalidades, staff da equipa e quem será o interlocutor de cada equipa com a secretaria.
- Faça um planeamento exaustivo sobre o que será necessário de cada equipa ou departamento do clube e organize esse planeamento da melhor forma que conseguir. Invista tempo nesta fase, valerá a pena mais tarde.
- Crie um cronograma com “prazos” para cada uma dessas necessidades. Se as fichas de inscrição devem ser entregues até a uma determinada data, coloque essa informação num cronograma; a mesma coisa para as renovações de sócios; ou para o pagamento das mensalidades. Um excelente cronograma irá ajudar imenso a guiar o trabalho da secretaria.
Devido ao enorme volume de trabalho no início de cada época desportiva, quanto mais eficiente for a secretaria mais tempo sobra para o planeamento. O Software EMJOGO é um aliado perfeito neste objetivo ao agilizar tarefas repetitivas como as inscrições no clube e em competição; facilitar a transitar a informação entre épocas dos atletas e staff e ainda controlar de forma centralizada cada atleta e a informação necessária a renovar.
2. Defina as regras para a secretaria do clube
A secretaria é o elo de ligação fundamental entre todos os agentes desportivos do clube, desde a direção, às equipas técnicas, aos encarregados de educação, patrocinadores, sócios ou adeptos.
O responsável pela secretaria do clube desportivo é, por norma, uma pessoa que recebe muitos pedidos e solicitações, seja por telefone, email ou presencialmente. Por isso, é importantíssimo definir regras conhecidas por todos para que o trabalho administrativo se torne cada vez mais eficaz.
Siga algumas ideias como:
- O horário de atendimento ao público da secretaria deve estar bem definido e deve ser cumprido escrupulosamente ao longo da época. A par disso, é igualmente importante definir quais são os meios de contacto com a secretaria.
- Depois disso, é necessário divulgar para que seja do conhecimento de todas as pessoas envolvidas com o clube. Seja à entrada do estádio ou do pavilhão, no site e redes sociais do clube, ou nas comunicações para os encarregados de educação, não desvalorize nenhuma forma de divulgar o horário e contactos da secretaria do clube.
No staff de cada equipa, deverá existir apenas uma pessoa que terá a seu cargo a ligação com a secretaria do clube. Habitualmente, este papel entra nas funções do Team Manager.
3. Explore ferramentas de trabalho colaborativas com outros departamentos
Devido ao seu papel fundamental na interligação entre os vários departamentos do clube, a secretaria deverá promover a utilização de ferramentas de trabalho colaborativas. Dessa forma, conseguirá que os processos de comunicação e trabalho entre todos se desenvolvam de uma forma mais prática e com o menor custo de tempo possível.
Existem inúmeras soluções para satisfazer as várias necessidades. Por exemplo, o Google tem uma solução muito completa de organização, para além do email bastante utilizado no dia a dia, pode também utilizar o Google Drive para gestão/partilha de ficheiros e pastas, Google Meet para criar videochamadas ou o Google Keep para não esquecer-se de nenhuma tarefa. A suite de trabalho Office 365 da Microsoft também é uma boa solução, similar ao Google.
Para potenciar ainda mais a colaboração entre os vários departamentos, o Software de Gestão de Clubes Desportivos EMJOGO, oferece uma ferramenta de trabalho para cada departamento, na qual a informação pode ser utilizada automaticamente por outros departamentos, evitando a repetição de tarefas ou perda de tempo na comunicação.
4. Acompanhe a execução do plano, ao longo da época desportiva
Se o planeamento é a chave do sucesso, o acompanhamento da execução ao longo da época é o truque para cumprir esse planeamento com o máximo rigor.
Antes de mais, defina a periodicidade e com quem faz sentido reunir periodicamente. Identifique as pessoas essenciais para o bom cumprimento do planeamento traçado no início da época desportiva.
Algumas pessoas com quem a secretaria do clube deverá reunir periodicamente:
- Team Manager de cada equipa
- Direção do clube
- Presidente, Tesoureiro ou Secretário do Clube, individualmente
- Representante dos Encarregados de Educação / Comissão de Pais
Em cada reunião deve ser feito um ponto de situação sobre o que estava previsto ser feito, o que ainda há para fazer, tomada de decisões, necessidades que possam ter surgido entretanto e os passos a seguir.
Um outro ponto que facilita e poupa imenso tempo na execução das atividades diárias da secretaria é a automatização de tarefas repetitivas. Por exemplo, o acompanhamento das mensalidades dos atletas é uma atividade repetida todos os meses que pode facilmente tornar-se complexa e consumir imenso tempo. Com um sistema de cobranças e pagamentos automatizado como do Software EMJOGO, irá simplificar todo o processo e facilitar muito a vida a todos os envolvidos.
5. Avalie e melhore o trabalho continuamente
Depois de tudo – planear, executar e acompanhar – chega a hora de avaliar o trabalho desenvolvido na secretaria do clube ao longo da época desportiva.
De forma proativa e depois partilhando com a direção do clube, a própria secretaria deverá fazer uma auto análise do planeamento realizado, os pontos positivos, os pontos a melhorar e como melhorá-los.
Destaque o que correu bem e o que não correu tão bem, especialmente do que foi introduzido de novo nessa época desportiva. Faça uma reflexão partilhada com os team managers, é na troca de ideias que é possível aprofundar a análise e melhorar a partir daí.
No planeamento da época seguinte, a avaliação da época anterior deve ser o ponto de partida!
Época após época, a organização na secretaria do clube desportivo será cada vez mais eficiente
Neste artigo ficou a conhecer 5 formas de melhorar os processos administrativos, começando por traçar um plano, criando regras, utilizando ferramentas colaborativas, fazendo o devido acompanhamento e, por fim, dedicando-se à avaliação e melhorias. Tenha em atenção que esta é uma proposta de trabalho que deve ser adaptada à realidade do seu clube desportivo.
Apesar de não ser da exclusiva responsabilidade a definição de alguns dos pontos referenciados, o trabalho na secretaria do clube será melhorado se existir autonomia e proatividade da secretaria no planeamento, execução e análise. Acredite que, época após época, a secretaria será cada vez mais eficiente para grande benefício do clube e de todas as pessoas envolvidas.
Um investimento na organização e eficiência da secretaria, terá um grande retorno em todas as áreas e departamentos do clube desportivo.
