Quando falamos em comunicação nos clubes desportivos, rapidamente nos lembramos do Website ou das Redes Sociais. No entanto, existem 2 canais, frequentemente esquecidos, que distinguem clubes que comunicam, de clubes que efetivamente têm uma estratégia de comunicação – são eles o Email e o SMS.
Por um lado, com o Website e as Redes Sociais, os clubes desportivos conseguem um grande alcance e podem comunicar de forma massiva e rápida com toda a comunidade desportiva. Por outro lado, perdem uma grande oportunidade de diferenciação – a possibilidade de personalizar a mensagem.
E é precisamente na personalização da mensagem que o clube se mantém mais próximo da sua comunidade, como os seus sócios, atletas, encarregados de educação e elementos do staff.
Ao longo deste artigo vai descobrir como utilizar o Email e o SMS no seu clube desportivo e em que ocasiões deve utilizar cada canal, garantindo uma eficaz comunicação com a comunidade desportiva.
O papel central da comunicação nos clubes desportivos
Na correria do dia a dia, os clubes têm de garantir que a comunidade desportiva – sócios, atletas, adeptos e encarregados de educação – está efetivamente envolvida com o clube e cumpre as suas responsabilidades com o mesmo.
Por exemplo, se trabalha num clube desportivo, sabe que é frequente os sócios esquecerem-se de pagar as quotas ou os pais deixarem passar a data da mensalidade dos filhos. Muitas vezes, são esquecimentos que resultam da falta de lembretes eficazes por parte dos clubes.
Da mesma forma, é importante o clube lembrar-se da sua comunidade em momentos importantes, como no aniversário ou em datas festivas, como o Natal. E não, fazer uma publicação no Facebook a desejar “Feliz Natal”, já não é suficiente para alimentar o relacionamento com os sócios e atletas.
SMS e Email: A vantagem de usar os dois canais de comunicação
No cenário competitivo dos clubes desportivos de formação, a comunicação eficaz é mais do que uma vantagem – é um ponto chave para o sucesso.
Para que os clubes consigam alcançar o tão desejado sucesso, é preciso que utilizem os canais certos para comunicar. E na escolha dos canais de comunicação, existem dois que são obrigatórios devido à sua eficácia – o SMS e o E-mail.
Cada um destes canais traz diferentes vantagens para os clubes e permite enviar diferentes comunicações, garantindo que a mensagem chega de forma eficiente e é recebida atempadamente pelo destinatário.
A vantagem de utilizar os dois canais de comunicação no clube, é que o clube consegue direcionar a mensagem de forma mais eficaz e garantir que a mesma é atempadamente recebida pelo destinatário. Ou seja, consoante o objetivo da comunicação o clube pode optar por utilizar o email ou o SMS.
Vantagens do Email nos clubes desportivos
Os emails são conhecidos pela sua versatilidade. A sua grande vantagem é o envio de informações mais detalhadas e estruturadas, já que não apresentam limites de caracteres e permitem variações na sua estrutura, tais como adaptar o design ao conteúdo, inserindo por exemplo, imagens ou vídeos, que tornam o conteúdo mais atrativo.
Este canal de comunicação é ideal para o envio de informações importantes, que carecem de muitos detalhes, para o envio de relatórios importantes, como relatórios de desempenho dos jogadores, ou até mesmo de atualizações e informações sobre o clube.
Exemplos da utilização do Email nos clubes desportivos
O email pode ser muito útil no clube desportivo, desde que bem utilizado. Partilhamos alguns exemplos de comunicações que podem ser feitas com a comunidade desportiva através deste canal.
1. Informações detalhadas e não urgentes
Ao utilizar este canal para comunicar com pais, atletas ou sócios do clube, é importante lembrar-se que a maioria dos emails não são abertos logo após o seu envio, logo comunicações urgentes não devem ser enviadas por email.
Contudo, informações não urgentes que carecem de explicação detalhada devem ser enviadas por email, dada a possibilidade de estruturação do conteúdo. Por exemplo, mudanças na direção do clube devem ser enviadas por email.
2. Partilha de calendário de treinos e jogos
Partilhar o calendário dos treinos e jogos com os encarregados de educação através do email é a melhor opção. O mesmo pode ser enviado em anexo, que ficará sempre disponível para os pais consultarem e o clube garante que o calendário chegou ao destino e que não terá sempre pais com dúvidas sobre os horários e locais dos treinos e jogos.
3. Atualizações financeiras
Comunicados sobre taxas de inscrição, prazos de pagamento ou alterações financeiras devem ser enviadas por email. As faturas de pagamento também devem ser enviadas para o email dos encarregados de educação ou sócios, garantindo que ficam disponíveis para serem descarregadas e consultadas sempre que necessário.
4. Convites para eventos especiais
Convites para eventos especiais organizados pelo clube, como jantares de final de época ou de Natal ou eventos solidários devem ser enviados por email, com todas as informações importantes sobre o mesmo e com vários dias de antecedência.
Vantagens SMS nos clubes desportivos
O SMS permite uma comunicação instantânea e direta, tendo taxas de aberturas impressionantes, por volta dos 90%, garantindo que o seu conteúdo é lido pela grande maioria dos destinatários. Além disso, a maioria dos utilizadores abre a SMS nos primeiros 90 segundos depois de receber o SMS.
A alta taxa de abertura, junto com a rapidez de leitura, garante que o SMS é um ótimo canal para o envio de comunicações urgentes, tais como mudanças nos horários do treino ou adiamento de jogos.
Mas, nem só para comunicações urgentes o SMS é útil. Também para comunicações rápidas, que não requerem demasiadas explicações, nem detalhes, este canal é útil. Por exemplo, o clube pode utilizar o SMS para relembrar um encarregado de educação do pagamento da mensalidade. Desta forma, evita esquecimentos e garante que a informação chega rápida e eficazmente ao destinatário.
Exemplos da utilização do SMS nos clubes desportivos
Para perceber melhor a importância e eficácia que o SMS pode ter no clube desportivo, partilhamos uma lista de como o seu clube pode utilizar este canal para comunicar com a comunidade desportiva e reforçar a relação com a mesma.
1. Coordenar atividades
Imprevistos acontecem e relembrar nunca é demais. Assim, o SMS pode ser utilizado no clube desportivo quer para comunicar imprevistos de última hora, quer para relembrar eventos importantes, como por exemplo, o local e horário dos jogos ou até mesmo um exame médico que o atleta tem de fazer.
2. Motivar e inspirar
A comunicação é uma ferramenta poderosa para motivar e inspirar os atletas. Desta forma, o clube pode aproveitar o SMS para enviar uma mensagem motivacional antes de um jogo importante, para felicitar os atletas depois de um bom desempenho ou para os motivar depois de um jogo que não correu tão bem como o esperado.
3. Manter os atletas encarregados de educação informados
Nos clubes de desporto de formação, é fundamental que os pais e encarregados de educação se mantenham informados sobre decisões do clube que impactam diretamente os seus filhos. Eventuais alterações nos treinos e jogos, eventos ou questões financeiras podem e devem ser comunicadas aos encarregados de educação através do envio de um SMS.
A probabilidade dos encarregados de educação abrirem rapidamente um SMS é bem mais alta do que a de abrirem um email, logo estes são informados instantaneamente sobre alterações e acontecimentos importantes da vida desportiva dos seus pequenos atletas.
4. Relação mais próxima com a comunidade desportiva
Para que um clube desportivo tenha uma vida longa precisa de estabelecer relações próximas com a comunidade desportiva. Esta comunidade engloba atletas, encarregados de educação, adeptos, sócios e membros do staff.
Com o uso do SMS como canal de comunicação, o clube consegue ter uma relação mais próxima com a comunidade desportiva, estando presente em diferentes momentos:
- Envio de mensagens de aniversário e de datas festivas, como o Natal, para membros do staff, atletas e sócios;
- Parabenizar os atletas e sócios por completarem mais 1 ano no clube;
- Informar a comunidade sobre eventos do clube: jogos, convívios, jantares comemorativos.
Estas mensagens são muito importantes para o clube manter uma comunicação próxima e regular com a sua comunidade. Afinal, basta uma simples mensagem de “Feliz Aniversário” para um sócio se sentir especial e perceber que o seu clube de coração se lembra dele.
5. Relembrar pagamentos
Sim, os SMSs também podem ajudar a equilibrar a balança financeira do clube desportivo. Quer se trate de cotas de sócios ou mensalidades de atletas, o SMS pode ser utilizado para relembrar datas próximas de pagamento ou pagamentos em atraso.
Muitas vezes a caixa de emails está tão cheia, que mais um email sobre o pagamento do clube pode ficar facilmente esquecido, já um SMS é rapidamente lido e se no seu conteúdo estiverem os dados para pagamento, o mesmo pode ser logo efetuado e o clube não tem mais de se preocupar com as cobranças.
Email e SMS lado a lado para uma comunicação eficaz
Como conseguiu perceber ao longo do artigo, o email e o SMS devem trabalhar lado a lado para garantir que o clube tem uma estratégia de comunicação eficaz. É importante que perceba quais as mais valias de um canal e de outro e que, mediante a comunicação em questão, escolha o melhor canal.
Se por um lado o SMS tem altas taxas de abertura e deve ser utilizado para comunicações pequenas e urgentes, por outro lado o email é muito eficaz para comunicações que exigem mais detalhes e que devem ser estruturadas e não carecem de urgência.
Os dois canais podem ser utilizados com a mesma finalidade, por exemplo, pode ser enviado um email para os sócios 15 dias antes da cobrança das cotas e uma SMS a relembrar 3 dias antes do prazo final com os dados de pagamento.
No final do dia, independentemente do canal utilizado, o objetivo deve ser sempre o mesmo – manter o clube perto da comunidade desportiva e garantir que comunica com a mesma de forma eficaz.
