O início de uma nova época traz sempre mudanças. Entram novos atletas, formam-se novas equipas, chegam novos elementos ao staff, alteram-se horários e surgem novos objetivos.
Para quem está nos bastidores, significa também atualizar informação, reorganizar processos e garantir que tudo está pronto para começar.
É precisamente neste momento que a organização do clube é colocada à prova.
Porque preparar uma nova época não é apenas organizar o que é novo. É também garantir que toda a informação e o trabalho construídos até aqui continuam disponíveis para aquilo que vem a seguir.
Uma nova época não deveria significar começar de novo
Os atletas podem mudar de equipa. Os treinadores podem assumir novas funções. As responsabilidades podem ser diferentes. Mas grande parte da informação que o clube já tem continua a ser necessária.
Quando essa informação está distribuída por vários ficheiros, emails ou ferramentas, a mudança de época pode tornar-se mais trabalhosa do que deveria.
Começam as dúvidas: qual é o ficheiro mais recente? Esta informação já foi atualizada? Quem tratou deste processo? Onde está o histórico deste atleta? E, muitas vezes, a resposta acaba por estar sempre nas mesmas pessoas.
Durante a época, esta forma de trabalhar pode passar despercebida. Os problemas vão sendo resolvidos à medida que aparecem e o clube continua a funcionar.
Mas quando é necessário atualizar muita informação ao mesmo tempo, as dificuldades tornam-se mais evidentes.
E quanto mais equipas, atletas e pessoas estiverem envolvidas, maior pode ser o desafio. Uma forma de trabalhar que funciona numa estrutura mais pequena pode deixar de ser suficiente à medida que a realidade do clube se torna mais complexa.
5 sinais de que preparar a época está a dar mais trabalho do que deveria
O início da época é uma boa oportunidade para olhar para a forma como a informação está organizada.
Reconhece alguma destas situações no seu clube?
- Existem vários ficheiros com a mesma informação
Diferentes pessoas ou departamentos mantêm as suas próprias versões e nem sempre é fácil perceber qual está atualizada. - Há informação que só uma ou duas pessoas sabem onde encontrar
Sempre que alguém precisa de determinado dado ou documento, acaba por recorrer às mesmas pessoas. - A mesma informação é pedida várias vezes
Dados que o clube já tem voltam a ser solicitados porque não existe um local claro onde possam ser consultados. - A nova época obriga a recomeçar demasiados processos
Informação e histórico da época anterior poderiam ser aproveitados, mas acabam por ser novamente recolhidos ou organizados. - As mesmas dificuldades repetem-se todos os anos
Os problemas são conhecidos, mas as prioridades do dia a dia fazem com que a sua resolução fique para depois.
Reconhecer alguns destes sinais não significa que o clube esteja mal organizado.
Pode simplesmente significar que existem processos que podem ser simplificados para tornar a transição entre épocas mais fácil.
A informação do clube deve acompanhar cada nova época
Mudar de época não significa deixar para trás tudo o que foi construído.
O histórico dos atletas, a informação das equipas e os processos administrativos e financeiros fazem parte do conhecimento do clube e devem continuar acessíveis a quem precisa deles.
Isso também reduz uma dependência muito comum: a necessidade de recorrer constantemente à pessoa que sabe onde está determinado ficheiro ou como foi tratado determinado processo.
As pessoas são fundamentais para o clube. A informação do clube não deve depender apenas da memória de quem lá trabalha.
Organizar melhor não significa criar mais ficheiros, procedimentos ou tarefas. Significa tornar mais simples encontrar, atualizar e partilhar a informação.
É precisamente aqui que uma plataforma de gestão pode ajudar.
Começar uma nova época com o EMJOGO
No EMJOGO, a informação do clube fica centralizada numa única plataforma, permitindo que cada pessoa tenha acesso ao que precisa de acordo com as suas responsabilidades.
Em vez de a informação sobre atletas, equipas e processos administrativos e financeiros estar distribuída por diferentes ficheiros e ferramentas, passa a existir uma estrutura comum para o clube.
Assim, a mudança de época não significa voltar a organizar tudo do início.
A informação e o histórico mantêm-se no clube, enquanto atletas, equipas, treinadores e outros dados podem ser atualizados para refletir a realidade da nova época.
Na prática, significa menos tempo à procura de informação, menos trabalho repetido e maior continuidade entre épocas.
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Preparar a nova época é preparar toda a época
O início da época vai sempre trazer alterações, imprevistos e novos desafios. Isso faz parte do dia a dia de qualquer clube.
A diferença está em ter uma estrutura preparada para responder a essas mudanças sem transformar cada situação numa procura pelo ficheiro certo, numa mensagem para a pessoa certa ou em mais uma tarefa manual.
Porque preparar uma nova época não é apenas garantir que tudo está pronto para começar. É criar melhores condições para trabalhar durante toda a época.
Com o EMJOGO, pode começar a nova época com a informação centralizada, os diferentes departamentos ligados e os processos organizados numa única plataforma.
