Apesar de estar em vigor desde 2018, a implementação do regulamento geral de proteção de dados nos clubes desportivos não tem merecido a devida atenção, pelo que além de existir um atraso neste processo, os riscos podem ser graves!
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) aplica-se a todas as organizações que recolhem e processam dados pessoais e tem como objetivo garantir a segurança e privacidade dos proprietários dos dados. Ao mesmo tempo, visa aumentar o conhecimento e transparência sobre a forma como as informações pessoais são utilizadas pelas organizações.
Uma vez que a atuação dos clubes pressupõe a recolha e tratamento de informações pessoais, em especial de crianças e jovens, é essencial que estes tomem as devidas precauções a fim de garantir a segurança de todos os dados recolhidos.
Ainda que a proteção de dados seja frequentemente associada ao mundo online, deve ser tida em conta quer os dados sejam armazenados em formato digital ou em papel na secretaria. Para o ajudar neste processo apresentamos-lhe 5 passos iniciais para implementar o RGPD no seu clube desportivo.
5 Passos para implementar o Regulamento Geral de Proteção de Dados nos clubes desportivos
1. Identifique os dados necessários e o seu propósito
Para o desempenho do seu trabalho, é necessário que os clubes tenham acesso a informações pessoais tanto dos atletas e encarregados de educação como do staff e sócios.
Posto isto é necessário que os clubes tenham noção e definam quais os dados necessários para a sua atividade (inscrição de atletas, seguros, contactos de emergência, etc.), a forma como estes serão recolhidos, a que objetivo se destinam, e como serão tratados e guardados.
2. Obtenha consentimento de todos os envolvidos
O Regulamento Geral de Proteção de Dados estabelece que todos aqueles que vejam os seus dados serem recolhidos, tenham conhecimento integral sobre a forma como estes são utilizados, e em que circunstâncias/condições são partilhados com terceiros.
Neste sentido, para que os dados possam ser utilizados e partilhados com outras entidades é imperativo que todos os envolvidos dêem o seu consentimento de forma livre e informada.
No caso dos atletas, por exemplo, devem pedir este consentimento no momento de inscrição e informar que os dados serão também partilhados com a respectiva associação e federação da modalidade bem como com a seguradora.
3. Defina como os dados serão armazenados
A fim de evitar perdas ou fugas de informação é necessário que todos os dados estejam armazenados de forma segura, seja em formato digital ou em papel.
São muitas as vantagens ao utilizar o digital em relação ao papel. Por exemplo, com o Software Gestão Desportiva EMJOGO, para além de gerir e armazenar toda a informação de forma fácil e segura, através do seu sistema de controlo de acessos cada clube pode ainda gerir as permissões dos vários utilizadores, com credenciais diferenciadas de acesso à plataforma.
Independente do ambiente que defina, o importante é que o clube garanta que os dados são armazenados de forma segura!
4. Garanta que as entidades a quem vai transmitir os dados cumprem com o RGPD
Ainda que a recolha de dados seja necessária para o desempenho das funções dos clubes, é necessário que estes sejam partilhados com terceiros, sejam eles os organismos responsáveis pelas modalidades como associações ou federações, seguradoras, etc.
Neste sentido, além de garantir a segurança dos dados que recolhe, é da responsabilidade do clube assegurar que outras entidades que estejam envolvidas no processamento de dados, também cumpram com o regulamento.
5. Designe um oficial de proteção de dados
A fim de garantir a correta aplicação do RGPD, cada clube deve nomear um oficial de proteção de dados, que será responsável não só por assegurar a segurança dos dados, como também deverá atuar rapidamente caso haja alguma perda de dados ou mesmo violação do regulamento.
Esta é uma função que não pode ser descurada.
A aplicação do RGPD é obrigatória nos clubes desportivos
Apesar de estar em vigor desde 2018, alguns clubes ainda não estão a cumprir todas as normas do RGPD. Se este é o seu caso, deverá abordar esta temática com a maior brevidade a fim de atualizar as políticas de proteção de dados no seu clube desportivo ou arranjar ferramentas que facilitem este trabalho.
Enquanto ferramenta de organização e processamento de dados, o EMJOGO garante a segurança de toda a informação, além de que ajuda na proteção dos dados ao disponibilizar a informação apenas ao staff com permissão para a aceder, tornando todo o trabalho mais colaborativo e seguro.
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