O início da época desportiva é a “época alta” da secretaria do clube, devido ao elevado número de tarefas administrativas com a inscrição de cada um dos atletas.
A fase inicial do ano envolve não só uma ligação entre o clube, atletas e encarregados de educação, mas também entre o clube e as associações distritais ou federações, a somar ainda os processos internos do próprio clube.
Feitas as contas, são muitas horas de trabalho em tarefas, muitas vezes repetitivas, desde o preenchimento de documentação, colaboração entre staff, controlo de informação, entre muitas outras.
Para um início da época desportiva mais eficiente e produtivo, o Software EMJOGO é um parceiro do clube neste objetivo!
Como o EMJOGO ajuda o início da época desportiva de um clube
A cada ano que passa e a cada nova época desportiva que inicia, o trabalho de secretaria de um clube desportivo repete-se.
São vários os processos administrativos de início de época desportiva que, ao multiplicarmos pelas dezenas ou centenas de atletas, percebe-se o enorme volume de trabalho e de controlo necessários para executar as tarefas. É, portanto, crucial que o funcionamento da secretaria seja o mais eficiente possível para não sobrecarregar ou esgotar as pessoas, logo no início do ano!
Com esse grande objetivo, destacamos algumas das funcionalidades do Software EMJOGO que aliviam a carga de trabalho associada ao início da época desportiva:
1. Controlo das inscrições no clube e nas competições
Ano após ano, no início de cada época desportiva, repetem-se as mesmas preocupações com as inscrições dos atletas no clube e nas competições. É muita informação, documentação e várias etapas até terminar o processo de cada atleta.
Para além do trabalho na inscrição, é necessário que o controlo seja eficiente em todo o processo, porque facilmente se perde a informação de quais atletas já estão inscritos, com elementos em falta ou ainda nem sequer inscritos.
O Software EMJOGO permite registar a informação tanto na inscrição no clube, como na competição desportiva e acompanhar o progresso do processo de inscrição de cada atleta através do relatório de inscrições. Assim, facilmente consegue registar e acompanhar todo processo de inscrições dos atletas.
Se a sua modalidade é Futebol ou Futsal, o EMJOGO também permite fazer o download do Modelo 2 automaticamente preenchido com os dados existentes e com isso mais algumas horas são poupadas.
2. Monitorização do Exame Médico Desportivo
Outra das preocupações habituais no início de cada época desportiva é o obrigatório Exame Médico Desportivo. Os principais desafios passam por garantir que o exame foi feito e está na posse do clube e ainda monitorizar a data de validade do exame médico desportivo de cada um dos atletas.
O Software EMJOGO ao centralizar a informação dos exames médicos na ficha clínica do atleta, permite acompanhar não só o histórico mas também organizar toda a informação e assim saber rapidamente todos os detalhes.
O relatório de exames médicos também facilita a monitorização e acompanhamento dos exames de todos os atletas do clube no início e ao longo da época desportiva.
Se estiver agora a pensar no Modelo 9 do IPDJ e no trabalho de passar toda a informação de cada atleta, com o Software EMJOGO consegue passar e imprimir diretamente a informação para o Modelo 9.
3. Transição de informação entre épocas desportivas
A transição de informação das equipas e atletas para a nova época desportiva costuma ser uma tarefa morosa e muito trabalhosa. Perdem-se horas a fio a selecionar a informação necessária e a excluir a informação desnecessária. Uma dor de cabeça!
Com o Software EMJOGO, a transição de informação entre épocas desportivas, tornou-se muito mais fácil. Agora, em cada equipa, existe a opção de transitar os atletas e staff de uma época para a época seguinte. Em cada uma das ações é ainda possível escolher qual a informação que pretende transitar.
Com meia dúzia de cliques é possível transitar toda a informação que precisa para a época seguinte. Pode colocar o cronómetro a contar, não será mais do que 1 minuto por equipa!
4. Gestão de documentos pessoais
O controlo dos documentos pessoais dos atletas e dos encarregados de educação é outra das obrigatoriedades que consomem muito tempo. Para além de garantir a entrega dos documentos, deve manter tudo organizado para ser facilmente acedido e ficar atento à data de validade. Mais uma verdadeira dor de cabeça!
Para ajudar os clubes desportivos a resolver este problema, foi acrescentado no Software EMJOGO uma área para a gestão dos documentos pessoais de cada atleta e respetivo encarregado de educação, onde pode fazer o upload do documento e também colocar a respetiva data de validade.
No relatório de documentos pessoais é possível acompanhar quais atletas que já têm toda a informação completa, os que ainda faltam finalizar o processo e também controlar a data de validade. Desta forma é fácil e rápido antecipar qualquer inconformidade com os documentos pessoais.
5. Controlo de saída de atletas
Outro problema frequente nos clubes são os atletas que abandonam o clube e ninguém sabe muito bem porquê, nem quando abandonaram. Sem conhecer a informação sobre o abandono da prática desportiva, o clube dificilmente conseguirá melhorar a retenção de atletas, quer na mudança de época desportiva, quer ao longo do ano.
De forma a conhecer ao pormenor este momento, no EMJOGO é possível preencher a data e motivo de saída de um atleta do clube.
No futuro, com o registo desta informação, será possível perceber tendências e padrões de comportamento através de gráficos automáticos. Mantenha-se atento!
Torne o início da época desportiva mais eficiente com o EMJOGO
Costuma dizer-se que tempo é dinheiro e efetivamente é. As tarefas repetitivas, morosas e com pouco controlo de informação, contribuem fortemente para esse desperdício de tempo.
De forma geral nos clubes desportivos este problema acontece recorrentemente no início de cada época desportiva. Os processos de transição de época, controlo de documentos ou inscrições de atletas, ao envolver várias etapas e pessoas, tornam-se facilmente uma dor de cabeça!
Felizmente, hoje em dia, é possível tornar o trabalho no início da época desportiva mais eficiente, produtivo e totalmente colaborativo com a ajuda do Software EMJOGO.
