A Associação Académica de Santarém, um dos clubes de formação mais emblemáticos da região, enfrentava grandes desafios na gestão dos seus sócios e processos administrativos. A falta de centralização dos dados e o uso de sistemas desatualizados dificultavam as tarefas diárias e o crescimento do clube. Com cerca de 700 atletas e mais de 1600 sócios, tornou-se urgente encontrar uma solução digital para modernizar a gestão.
Em 2021, a AA Santarém encontrou no EMJOGO a solução ideal para a sua transformação digital. Para descobrir como o Software melhorou o trabalho diário dos vários departamentos do clube, falámos com a equipa da AA Santarém, que partilhou as mudanças sentidas em áreas como a gestão de sócios e a gestão desportiva.
A experiência da AA Santarém demonstra como a digitalização pode ser decisiva para clubes desportivos que procuram modernizar-se e melhorar a sua gestão. Neste artigo, exploramos a implementação do EMJOGO no clube, os desafios enfrentados e os benefícios obtidos.
A Associação Académica de Santarém
Fundada em 1931, a Associação Académica de Santarém tem sido um pilar no desenvolvimento desportivo da região de Santarém. Inicialmente criada com o objetivo de promover o desporto entre os estudantes da Escola Superior Agrária de Santarém, o clube expandiu rapidamente as suas atividades, tornando-se um dos clubes de referência na formação desportiva em Portugal. Atualmente, a AA Santarém integra aproximadamente 700 atletas, distribuídos por várias modalidades, incluindo Futebol, Ginástica Acrobática, Petanca, Jiu-Jitsu, e Campismo.
O clube é certificado com 3 estrelas no futebol masculino e feminino, uma classificação máxima para clubes sem equipas seniores, destacando-se pelo seu compromisso com a formação de jovens atletas. A AA Santarém também organiza o prestigiado Santarém Cup, o maior torneio de futebol de formação a nível nacional organizado por um único clube desportivo.
Com uma sede localizada na Travessa das Condinhas, e as suas instalações desportivas na Escola Superior Agrária de Santarém, o clube conta atualmente com cerca de 1600 sócios. A AA Santarém mantém uma rede de parcerias institucionais e comerciais que apoia as suas atividades e crescimento contínuo.
Como Foi a Entrada EMJOGO?
A introdução do EMJOGO na AA Santarém começou com uma análise detalhada das necessidades do clube, que identificou problemas na organização de sócios e processos administrativos morosos. Após considerar várias soluções, o clube encontrou no EMJOGO a ferramenta ideal para otimizar a gestão. A apresentação inicial destacou as funcionalidades chave, como a centralização de dados e a simplificação de processos, captando o interesse da direção do clube.
Desafios Pré-EMJOGO
Antes da implementação do EMJOGO, a AA Santarém enfrentava desafios significativos na gestão administrativa e desportiva. A informação dos sócios, dados financeiros e documentação dos atletas estavam dispersos em múltiplos sistemas e formatos, dificultando o acesso rápido e a atualização das informações.
Além disso, o clube utilizava um sistema desatualizado baseado em Microsoft Access para gerenciar a base de dados de sócios. Este sistema, além de limitado em funcionalidades, dificultava a integração e o controlo de novos dados em tempo real.
Outro desafio importante era a gestão de inscrições. O processo de registo de novos atletas era moroso e exigia atenção, pois as informações eram frequentemente inseridas manualmente em formulários e depois transferidas para a base de dados. Isso não apenas atrasava a inscrição dos atletas, mas também sobrecarregava a secretaria do clube, especialmente no início de cada época desportiva.
Processo de Implementação
Durante esta fase, foi realizada uma demonstração detalhada do EMJOGO, envolvendo vários membros da direção e das equipas técnicas do clube. A facilidade de uso e a abrangência das funcionalidades do Software captaram a atenção da direção, que rapidamente viu o potencial de centralizar não apenas a gestão de sócios, mas também outras áreas cruciais, como a gestão financeira e desportiva.
Após a decisão de avançar com o EMJOGO, o clube iniciou um processo gradual de integração. Esta fase incluiu a migração dos dados existentes, a configuração do sistema de acordo com as necessidades específicas da AA Santarém, e a formação dos colaboradores para garantir um uso eficaz da plataforma.
Apesar de alguns desafios iniciais, como a adaptação dos colaboradores ao novo sistema, a fase de implementação foi concluída com sucesso em cerca de 3 a 4 meses, momento em que começaram a surgir os primeiros resultados práticos.
Quais as Funcionalidades do EMJOGO que Destacam na Gestão do Clube?
A AA Santarém beneficiou de várias funcionalidades do EMJOGO, que foram fundamentais para a melhoria da gestão do clube:
- Gestão de Sócios: esta funcionalidade permitiu a organização e atualização da base de dados dos sócios, substituindo o ultrapassado sistema de Microsoft Access. A centralização dos dados num único local facilitou o acesso e a gestão das informações, tornando os processos de cobrança e comunicação muito mais eficientes.
- Gestão Desportiva: com esta funcionalidade, o clube centralizou a gestão de inscrições, treinos e a documentação dos atletas. Isto foi crucial durante a época de inscrições, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessário para organizar a documentação dos cerca de 400 atletas de futebol e outros atletas nas modalidades restantes.
- Gestão Financeira Otimizada: o EMJOGO transformou a gestão financeira da AA Santarém ao integrar diretamente funcionalidades que facilitam a emissão de faturas, o controlo de pagamentos e a automatização de cobranças. A automatização das cobranças e a facilidade na emissão de documentos financeiros ajudaram a simplificar operações que antes consumiam tempo e recursos, trazendo maior eficiência e precisão à administração financeira do clube.
- Documentação e Certificação de Entidade Formadora: o Software também simplificou o processo de Certificação de Entidade Formadora, ao permitir a organização e acesso rápido a toda a documentação necessária, tornando o processo de submissão à Federação Portuguesa de Futebol mais ágil e menos sujeito a erros.
Destaque Também Para o Acompanhamento e Suporte
Durante e após a implementação, o suporte contínuo proporcionado pela equipa do EMJOGO foi fundamental para o sucesso da transição. A equipa da AA Santarém elogiou a rapidez e a clareza do apoio técnico, que ajudou a superar os desafios iniciais de adaptação ao novo sistema.
Além disso, a abertura da equipa do EMJOGO a sugestões permitiu ajustar algumas funcionalidades às necessidades específicas da AA Santarém, melhorando ainda mais a eficácia do Software no dia a dia do clube.
Quais os Resultados e Benefícios que Sentiram com o EMJOGO?
Melhoria na Gestão de Sócios
A centralização dos dados no EMJOGO trouxe uma transformação profunda na gestão de sócios. Antes da implementação, o clube utilizava um sistema desatualizado, dispersando informações importantes em diferentes plataformas. Com o EMJOGO, toda a informação dos mais de 1600 sócios da AA Santarém foi consolidada num único local, permitindo um acesso rápido e eficaz por parte dos membros do staff e da direção.
Os principais benefícios incluem:
Eficiência nas cobranças e gestão financeira
A automatização de processos, como a emissão de faturas e a cobrança de quotas, reduziu significativamente o tempo e o esforço necessários para essas tarefas. Agora, o clube consegue controlar as receitas de forma mais rigorosa e em tempo real.
Comunicação mais eficaz com os sócios
A plataforma permitiu à AA Santarém comunicar de forma muito mais eficiente com os sócios. Agora, os sócios sabem sempre quando devem pagar as quotas e recebem lembretes para que o pagamento seja sempre feito antes do prazo final.
Além disso, a possibilidade de comunicar com os sócios por e-mail ou SMS permite ao clube ter uma comunicação mais direta e personalizada para cada sócio. Existem sócios que preferem receber comunicações por SMS e outros por e-mail e de forma fácil e rápida é possível segmentar a comunicação.
Redução do erro humano
A eliminação de processos manuais diminuiu a possibilidade de erros na gestão dos dados dos sócios e na emissão de faturas, aumentando a confiança nas operações administrativas do clube.
Transformação na Gestão Desportiva
A integração do EMJOGO na gestão desportiva do clube foi igualmente impactante. Com cerca de 700 atletas distribuídos por várias modalidades, a gestão das inscrições, treinos e documentação dos atletas era uma tarefa complexa e demorada. O Software simplificou e agilizou esses processos, trazendo inúmeros benefícios.
Os principais resultados incluem:
Inscrições rápidas e eficazes
O processo de inscrição de novos atletas, que anteriormente era moroso, foi automatizado, permitindo a entrada de dados de forma mais ágil e segura, especialmente no início de cada época.
Organização de documentação
Toda a documentação necessária para a certificação dos atletas e a submissão à Federação Portuguesa de Futebol passou a estar centralizada e organizada, facilitando a gestão e reduzindo o tempo necessário para submeter informações.
Coordenação de treinos e atividades
O EMJOGO permitiu a centralização da calendarização de treinos e competições, oferecendo aos coordenadores e treinadores um melhor controlo sobre as atividades diárias e ajudando na otimização do planeamento desportivo.
E Agora Quais São os Objetivos de Futuro?
A adoção do EMJOGO marcou o início de uma nova era na gestão da AA Santarém. O clube não apenas simplificou a sua operação diária, como também se posicionou como um exemplo de eficiência digital no mundo desportivo. A centralização dos processos e a facilidade de acesso à informação permitiram que o clube gerisse as suas atividades de forma mais fluida e sustentável.
Com a transformação digital já bem encaminhada, a AA Santarém planeia continuar a crescer em termos de organização e inovação. O clube está comprometido em explorar novas funcionalidades da plataforma EMJOGO e em manter-se na liderança das boas práticas de gestão desportiva. O foco está em garantir que o crescimento contínuo e o sucesso do clube sejam sustentáveis a longo prazo.
Impacto da Parceria AA Santarém e EMJOGO na Primeira Pessoa
Os membros da AA Santarém partilharam as suas experiências positivas com o EMJOGO, destacando os principais benefícios que observaram:
“A centralização dos processos no EMJOGO permitiu-nos poupar tempo e recursos, essencial para a sustentabilidade do clube. Hoje, temos uma visão mais clara e imediata de todas as áreas do clube, o que nos ajuda a tomar decisões mais informadas e a melhorar continuamente a nossa gestão.”
José Vieira, Direção
“A facilidade de acesso à informação por todos os membros autorizados tornou a gestão diária muito mais eficiente. Agora, todos, desde os treinadores aos diretores, têm a informação de que precisam sempre à mão, o que agiliza a nossa operação e melhora a qualidade do nosso trabalho.”
Fernando Santos, Coordenador
“A gestão financeira e o processo de inscrições foram completamente transformados, poupando-nos horas de trabalho. O EMJOGO permitiu-nos automatizar processos que antes eram manuais e morosos, o que não só melhorou a nossa eficiência, como também reduziu o risco de erros.”
Gonçalo Galvão, Direção
O Seu Clube Também Pode Fazer Parte do Plantel EMJOGO
Tal como a AA Santarém, o seu clube também pode beneficiar de uma gestão mais organizada e centralizada.
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